Les activités de LVMH, premier groupe de luxe au monde, sont organisées autour de cinq pôles :

• Mode & Maroquinerie (Louis Vuitton, Céline, Loewe, Berluti, Kenzo, Givenchy, Marc Jacobs, Fendi, StefanoBi, Emilio Pucci, Thomas Pink, Donna Karan, eLUXURY),
• Parfums & Cosméthiques (Parfums Christian Dior, Guerlain, Parfums Givenchy, Kenzo Parfums, BeneFit Cosmetics, Fresh, Make Up For Ever, Perfumes Loewe),
• Vins & Spiritueux (Moët & Chandon, Dom Pérignon, Veuve Clicquot, Krug, Mercier, Ruinart, Château d’Yquem, Hennessy, The Glenmorangie Company),
• Montres & Joaillerie (Tag Heuer, Zénith, Dior Montres, Fred, Chaumet, OMAS, De Beers LV),
• Distribution sélective (Sephora, DFS, Miami Cruiseline Services, Le Bon Marché, La Samaritaine).

Avec ses 50 marques prestigieuses, LVMH a réalisé des ventes de
16,4 milliards d’euros en 2007. Le groupe emploie plus de 71 000 personnes et gère un réseau de plus de 1 700 magasins.

Remplacer une solution en fin de vie

La direction juridique de LVMH centralise le pilotage juridique de toutes les entités nationales et internationales du groupe en matière de droit des sociétés. Dans le cadre de ses activités, elle a besoin d’outils logiciels pour simplifier la gestion juridique et le suivi de la participation des sociétés au quotidien.

A cet effet, la direction juridique de LVMH avait mis en place en 2000 l’outil Cosmos de Cartésis. Cet outil arrivant en fin de vie, le remplacement de la solution de gestion juridique était d’actualité début 2005. LMVH a donc décidé de lancer un appel d’offre.

Disposer de fonctionnalités spécifiques

LVMH était à la recherche d’une solution juridique qui au-delà du pilotage et de la gestion juridique offrait en outre des fonctionnalités spécifiques :

• la gestion du droit de vote double,
• la gestion des dividendes : distribution au prorata de détention,
• le remplissage automatique et l’impression du formulaire Cerfa
  « Imprimé Fiscal Unique » (IFU).

Dans le cadre de l’appel d’offre, LVMH a pré-sélectionné trois éditeurs de solutions juridiques.

Enablon Corporate Management a été sélectionné à l’issue de l’appel d’offre. Optimisé pour internet et répondant aux attentes de LVMH, Enablon Corporate Management a également convaincu la direction juridique de LVMH par sa flexibilité. « La solution Enablon Corporate Management standard répondait à nos exigences, mais c’est surtout sa souplesse qui nous a convaincus. Nous avons rapidement compris qu’avec Enablon nous pourrions façonner le logiciel à nos besoins et que leurs équipes projet sauraient s’adapter à nos processus et attentes », déclare Véronique Fleury, Responsable Service Corporate, LVMH.

Un management de projet tripartite

Pour la mise en œuvre du projet, LVMH s’est adjoint les services du cabinet de conseil PricewaterhouseCoopers. La mission principale de PwC était de veiller au bon déroulement du projet et au respect du calendrier. Indépendant des deux entreprises, il a permis de canaliser les exigences de LVMH et d’encadrer l’équipe projet Enablon.

L’équipe projet LVMH était constituée de trois personnes du département juridique et une personne de la DSI. L’équipe Enablon était composée de deux consultants, juristes de formation. « La gestion du projet a été très efficace du début à la fin », nous explique Nathalie Partouche, Administrateur de la base LVMH.

Une qualité garantie

Pendant les phases de tests, l’application a été ouverte à quatre personnes de différentes filiales afin d’obtenir un avis nouveau sur la solution et son utilisation. « Tous les acteurs qui ont eu accès à la solution Enablon Corporate Management pour LVMH pendant la phase projet, ont apprécié la simplicité de l’interface qui rend le logiciel très intuitif », précise Nathalie Partouche.

Une personnalisation avancée

Sur la base de la réponse Enablon au cahier des charges de LVMH, le projet s’est articulé autour d’une phase de façonnage et de personnalisation de l’existant puis une phase de paramétrage spécifique.

Le paramétrage spécifique a été préconisé pour les besoins suivants :

• automatiser la gestion des dividendes et la production des IFUs ;
• produire les états fiscaux DGE et les états américains HSR ;
• et créer un module de convocation permettant en début d’année d’envoyer à tous les participants des conseils d’administration le planning des conseils les concernant.

« Pendant la période de paramétrage spécifique, nous avons pu constater la puissance et la flexibilité de la technologie Enablon. Le façonnage de la solution a répondu à 100% à nos attentes », indique Véronique Fleury.

Amical et dans les temps

Les équipes LVMH et Enablon ont travaillé en parfaite harmonie et sans heurts. Enablon s’était engagé à livrer la solution en 7 mois, délai parfaitement respecté. « Une relation de confiance s’est établie avec l’équipe Enablon. Le projet s’est déroulé dans la bonne humeur et, précision importante, tous les petits retards inhérents à tout projet informatique ont toujours été rattrapés. La solution a été déployée dans les délais fixés au début du projet », déclare Nathalie Partouche.

Des informations accessibles en temps réel

Avec la mise en place de Enablon Corporate Management, la décision a été prise d’ouvrir des accès de consultation à la Direction Générale du groupe LVMH. La Direction Juridique a présenté l’outil à la Direction Générale qui l’a accueilli très positivement.

Aujourd’hui la Direction Générale a un accès permanent à l’information. « Le taux d’acceptation de l’outil par la Direction Générale a été maximal. L’équipe dirigeante apprécie cet accès rapide à l’information. Au niveau du Département Juridique, nous sommes obligés de travailler avec encore plus de rigueur car au lieu d’une diffusion mensuelle de l’information, la consultation peut avoir lieu à tout moment », explique Nathalie Partouche.

Un reporting facilité

En dehors des fonctions spécialement développées pour LVMH, la fonctionnalité la plus utilisée est celle de synthèse et reporting. « Grâce à la fonction de reporting, nous pouvons effectuer un suivi précis des actualisations. Par exemple, nous éditons mensuellement un document listant les sociétés mises à jour dans le mois écoulé. Ce document est alors inséré dans la zone de partage documentaire. Cette manipulation nous prend moins de 10 minutes ! » explique Nathalie Partouche.

Un retour sur investissement rapide

Depuis le déploiement d'Enablon Corporate Management, LVMH ne diffuse plus tous les mois de version papier des fiches sociétés. « Avec Enablon Corporate Management et la consultation des fiches sociétés en ligne par la Direction Générale, nous avons réalisé des gains importants. L’économie de temps se chiffre à une grosse journée de travail à deux personnes tous les mois, soit au moins 24 jours par an. Au niveau matériel, nous réalisons des économies à hauteur de 60 fiches x 15 personnes tous les mois soit près de 11 000 pages par an », précise Nathalie Partouche.

Satisfaction des utilisateurs

Pour les équipes juridiques de LVMH, l’utilisation d’Enablon Corporate Management n’a posé aucun problème. « La convivialité et l’interface sympathique d’Enablon Corporate Management ont ravi les juristes chargés de la mise à jour de l’information. Ils se sont tous très bien approprié l’outil », déclare Nathalie Partouche.

Déploiement progressif à l’international

Après le déploiement réussi sur la France, LVMH a décidé d’ouvrir l’application à ses filiales étrangères. Ces ouvertures sont motivées par le besoin d’une information plus fiable. Or un juriste local est plus à même de suivre la validité de l’information par rapport à une contrainte juridique locale.

Les premières filiales concernées par cette ouverture ont été LVMH Inc. Et Louis Vuitton North America qui utilisent la solution depuis plusieurs mois.

D’ici peu, la filiale LVMH de Hong Kong découvrira la solution. « A partir de la maison–mère il nous est très difficile de vérifier certaines informations car nous ne maîtrisons pas les contraintes réglementaires spécifiques aux différents pays. L’ouverture de l’application à des correspondants locaux nous permet de les responsabiliser et de mieux veiller à la fiabilité de l’information. La convivialité d’Enablon Corporate Management est donc un avantage majeur pour ce déploiement
international », conclut Véronique Fleury.